Author: arsippoltekkessolo

Surakarta, 12 Desember 2025 – Poltekkes Surakarta menerima kunjungan benchmarking dari rombongan Poltekkes Pangkal Pinang. Kunjungan ini bertujuan untuk memperkuat pemahaman dan praktik terbaik dalam tata kelola kearsipan. Rombongan Poltekkes Pangkal Pinang yang hadir terdiri dari Plt Wakil Direktur II, Arsiparis Ahli Pertama, dan dua orang Pengelola Arsip. Acara diawali dengan audiensi di Ruang Saphire untuk menyambut kedatangan peserta dan memberikan gambaran umum mengenai sistem kearsipan yang telah diterapkan di lingkungan Poltekkes Surakarta.

Setelah sesi penyambutan, kegiatan dilanjutkan dengan tinjauan langsung ke sarana dan prasarana kearsipan milik Poltekkes Surakarta, khususnya Record Center. Para peserta diajak melihat secara langsung bagaimana arsip inaktif dikelola, disimpan, dan dipelihara sesuai dengan kaidah kearsipan. Kunjungan lapangan ini memberikan perspektif praktis mengenai pengelolaan fisik arsip, mulai dari penataan ruang, penggunaan sarana penyimpanan, hingga sistem temu kembali arsip yang efisien.

Kegiatan benchmarking diakhiri dengan sharing bebas yang interaktif. Fokus utama pembahasan adalah sharing pemahaman mendalam terkait sistem dan tata kelela kearsipan secara komprehensif, termasuk tantangan dan solusi yang dihadapi. Selain itu, sesi ini juga membahas secara detail mengenai prosedur, persiapan, dan pelaksanaan pemusnahan arsip. Kunjungan ini diharapkan dapat menjadi bekal berharga bagi Poltekkes Pangkal Pinang dalam meningkatkan kualitas layanan dan akuntabilitas kearsipan di instansi mereka.

Masih dalam rangkaian Kunjungan ke DPAD DIY, Tim Poltekkes Surakarta mengunjungi Depo Arsip milik DPAD DIY guna persiapan pembentukan LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi). Kunjungan ini bertujuan untuk mempelajari secara detail tata kelola fisik arsip dan sarana prasarana penunjang yang ideal. Tim Poltekkes Surakarta mengamati standar yang diterapkan di depo arsip, meliputi:

1. Sistem keamanan seperti penggunaan sistem proteksi kebakaran dan akses terbatas untuk menjaga keamanan fisik arsip;
2. Pengaturan ruang seperti sistem penataan rak arsip, zonasi, dan alur kerja di dalam depo; dan
3. Pengendalian lingkungan seperti mekanisme pengaturan suhu dan kelembaban udara yang ketat untuk menjamin kelestarian arsip, serta pencegahan hama.

Tim Poltekkes Surakarta juga berkesempatan untuk mencoba langsung praktik alih media arsip yang selama ini dilakukan oleh DPAD DIY. Selain itu tim Poltekkes Surakarta juga mempelajari sarana dan prasarana alih media arsip baik dari sisi perangkat keras maupun perangkat lunak.

Dalam upaya berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas pengelolaan arsip, khususnya di bidang alih media dan penyimpanan arsip, Poltekkes Surakarta telah melaksanakan kunjungan kerja studi banding ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY) pada tanggal 21 s.d 22 November 2025.

Kunjungan ini melibatkan seluruh tim arsip dan turut serta Ketua Tim Kepegawaian dan Umum. DPAD DIY dipilih sebagai lokasi studi karena reputasinya dalam penyelenggaraan kearsipan di tingkat nasional.

Tim Poltekkes Surakarta diterima dengan baik melalui sesi audiensi bersama bapak Muhamad Rosyid Budiman, S.Si selaku Sekretaris DPAD DIY, ibu Ikra Widya Ambarwati Y.S, S.S, MPP selaku Arsiparis Ahli Madya dan Bapak Sunarto, S.S.T.Ars selaku Arsiparis Mahir.

Audensi berfokus pada dua bahasan utama:

1. mendalami prosedur dan standar teknis yang wajib dipenuhi dalam proses alih media arsip, mulai dari pemilihan format file, resolusi, metadata dan memastikan hasil alih media memiliki kekuatan hukum dan daya simpan jangka panjang sesuai kaidah kearsipan.
2. berbagi pengalaman praktis dalam mengatasi tantangan alih media, termasuk penanganan arsip kondisi khusus dan strategi pemilihan perangkat lunak dan keras yang efisien.

Kunjungan studi ke DPAD DIY ini diharapkan dapat mempercepat adopsi teknologi dan praktik kearsipan terbaik di Poltekkes Surakarta. Wawasan dari kunjungan ke DPAD DIY ini akan menjadi acuan penting bagi Poltekkes Surakarta dalam persiapan membentuk LKPT (Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi).

Surakarta, 3 September 2025 – Poltekkes Kemenkes Surakarta menerima kunjungan kerja dari tim Poltekkes Kemenkes Tanjung Karang dalam rangka kegiatan benchmarking dan pertukaran pengetahuan. Kunjungan bertujuan untuk mengidentifikasi praktik terbaik (best practice) dalam berbagai aspek tata kelola kelembagaan salah satunya adalah pengelolaan kepegawaian, strategi pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM), dan pengelolaan arsip.

Dalam agenda kearsipan, tim Poltekkes Tanjung Karang secara khusus meninjau Unit Kearsipan Poltekkes Surakarta. Kegiatan difokuskan pada peninjauan langsung sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki, seperti ruang layanan, ruang arsip vital, ruang transit, ruang pengelohan dan record center. Tinjauan ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran nyata mengenai infrastruktur yang mendukung efektivitas pengelolaan arsip. Selain itu Unit Poltekkes Surakarta dan tim dari Poltekkes Tanjung Karang melakukan sharing best practice terkait pengelolaan arsip inaktif. 

Kunjungan benchmarking ini diharapkan dapat memberikan masukan yang konstruktif bagi Poltekkes Tanjung Karang dalam merumuskan kebijakan dan strategi operasional yang lebih efektif, khususnya dalam pembenahan tata kelola kearsipan. Poltekkes Surakarta senantiasa terbuka untuk berbagi pengalaman dan terus berkomitmen untuk menjadi percontohan dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan yang baik dan profesional. Melalui kolaborasi semacam ini, diharapkan kualitas pelayanan publik di lingkungan Poltekkes se-Indonesia dapat terus ditingkatkan secara merata.

Surakarta, 25 September 2025 – Poltekkes Kemenkes Surakarta kembali menunjukkan komitmennya terhadap tata kelola arsip sesuai amanat undang-undang melalui pelaksanaan kegiatan Penilaian Arsip Usul Musnah Ke-4. Bertempat di lingkungan Poltekkes Surakarta, kegiatan penting ini dibuka secara resmi oleh Wakil Direktur II, menandai dimulainya proses penilaian terhadap arsip inaktif yang telah habis retensinya berdasarkan JRA. Kegiatan ini diselenggarakan dengan tujuan utama untuk memastikan bahwa arsip yang diusulkan musnah benar-benar tidak mempunyai nilai guna lagi dan tidak berkaitan dengan proses hukum apapun atau melanggar peraturan perundang-undangan.

Proses penilaian dilaksanakan secara cermat dan melibatkan Tim Penilai Arsip yang kompeten dari Kementerian Kesehatan RI. Tim Penilai terdiri dari Bapak Fajar Teguh Prihatna, S.E., M.Kes. (Arsiparis Biro Umum Kemenkes RI), Ibu Khairunnisah, SKM., MKM., dan Ibu Sifa Fauziah, A.Md. (keduanya Arsiparis dari Ditjen SDM Kesehatan Kemenkes RI). Kegiatan yang dilakukan mencakup: pemeriksaan redaksional dan format pada daftar arsip usul musnah, serta penilaian substansi arsip tahun 2009, 2010, dan 2019 khususnya yang berkaitan dengan fungsi pengembangan pendidikan, keuangan, dan kemahasiswaan Jurusan Kebidanan. Verifikasi ini sangat krusial untuk mencegah pemusnahan arsip yang masih memiliki nilai guna atau berpotensi menjadi bukti hukum.

Pada awalnya, arsip yang diusulkan musnah tercatat sebanyak 2.701 nomor item arsip. Namun, setelah melalui serangkaian penilaian yang ketat oleh Tim Penilai, diputuskan bahwa sebanyak 2.690 nomor item arsip disetujui sementara untuk dimusnahkan. Hasil penilaian ini kemudian dituangkan secara resmi dalam Notula Penilaian Arsip dan Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip Usul Musnah. Keberhasilan dalam Penilaian Arsip Usul Musnah ini tidak hanya membantu meringankan beban penyimpanan fisik, tetapi juga merupakan bukti nyata kepatuhan Poltekkes Surakarta terhadap Undang-Undang Kearsipan, menegaskan bahwa institusi telah melaksanakan penyusutan arsip dengan penuh tanggung jawab dan profesionalisme.

Surakarta, 8 Agustus 2025 – Dalam upaya berkelanjutan untuk menjamin tertib administrasi dan penyelamatan memori kelembagaan, Tim Arsip Poltekkes Surakarta telah berhasil melaksanakan kegiatan Monitoring dan Evaluasi (Monev) di Kampus 2 Poltekkes Surakarta. Kegiatan ini secara khusus menyasar tiga jurusan: Jurusan Okupasi Terapi, Jurusan Fisioterapi, dan Jurusan Ortotik Prostetik. Monev ini bertujuan untuk memastikan proses pemindahan arsip yang akan dilakukan oleh jurusan terkait berjalan sesuai dengan kaidah kearsipan yang berlaku, sekaligus menegaskan komitmen institusi terhadap tata kelola arsip yang akuntabel dan transparan.

Sasaran utama dari kegiatan ini adalah untuk mengevaluasi secara komprehensif seluruh tahapan pemindahan arsip. Pelaksanaan kegiatan Monev mencakup beberapa aspek krusial, yaitu pemeriksaan penataan fisik arsip, melakukan validasi silang dengan memeriksa kelengkapan dan ketepatan penyusunan daftar berkas, daftar isi berkas, dan daftar arsip yang dipindahkan. Aspek terpenting dari evaluasi adalah memastikan adanya kesesuaian 100% antara fisik arsip yang ada dengan daftar arsip yang telah disusun. Pemeriksaan detail ini bertujuan untuk meminimalisir risiko kehilangan atau ketidaksesuaian informasi, sehingga arsip dapat dipertanggungjawabkan keaslian dan keabsahannya.

Sebagai penutup dari rangkaian Monev, Tim Arsip Poltekkes Surakarta juga proaktif dalam memberikan masukan dan solusi terhadap berbagai kendala yang ditemukan atau yang dihadapi oleh pengelola arsip di tingkat jurusan. Sesi pemberian masukan ini berfungsi sebagai konsultasi kearsipan praktis di lapangan, memastikan bahwa pengelola arsip jurusan memiliki pemahaman dan keterampilan yang memadai untuk menindaklanjuti proses kearsipan ke depan. Dengan adanya monitoring dan evaluasi berkala seperti ini, Poltekkes Surakarta tidak hanya memenuhi kewajiban hukum dalam kearsipan, tetapi juga memperkuat fondasi kerja sama antar unit untuk menciptakan sistem kearsipan yang terpadu dan modern.

Sebelum dilaksanakan serah terima, Tim Arsip melakukan serangkaian kegiatan verifikasi guna menjamin akuntabilitas dan validitas arsip yang akan dipindahkan. Langkah-langkah yang dilakukan mencakup: pemeriksaan komprehensif penataan fisik arsip untuk memastikan kondisi arsip layak simpan, serta pemeriksaan kelengkapan penyusunan daftar berkas, daftar isi berkas, dan daftar arsip yang dipindahkan. Verifikasi paling krusial adalah memastikan kesesuaian antara fisik arsip yang ada dengan seluruh daftar arsip yang telah dibuat.

Puncak dari rangkaian kegiatan ini adalah pelaksanaan Serah Terima Arsip Inaktif secara resmi dari Jurusan Kebidanan dan Jurusan Jamu kepada Unit Kearsipan Poltekkes Surakarta. Proses serah terima ini ditandai dengan penandatanganan Berita Acara, yang secara resmi memindahkan tanggung jawab pengelolaan arsip inaktif tersebut. Dengan suksesnya kegiatan pemindahan ini, Poltekkes Surakarta menunjukkan komitmen kuat terhadap kepatuhan dalam menjalankan fungsi kearsipan sesuai peraturan perundangan yang berlaku, sekaligus memperkuat fondasi penyelamatan arsip sebagai memori dan bukti akuntabilitas institusi